Finaliza los contratos más rápido con airSlate

La negociación de un contrato es un proceso que implica un cierto nivel de concesiones mutuas para llegar a un acuerdo sobre los puntos preliminares establecidos en el borrador de un contrato. Dependiendo del alcance del contrato, las negociaciones pueden dividirse en varias etapas y, en general, durar entre una semana y varios meses. Las negociaciones contractuales son una parte esencial de la estrategia de una empresa. Son vitales, especialmente para las empresas que dependen de relaciones a largo plazo con sus socios y se esfuerzan por evitar situaciones en las que unos salgan ganando en detrimento de otros que salen perdiendo.

Es una categoría específica de software que sirve para agilizar y organizar el proceso de negociación automatizando la parte rutinaria de la gestión de contratos y minimizando la intervención humana. También proporciona un espacio todo en uno centrado en los documentos para coordinar y hacer el seguimiento del flujo de un documento desde el principio hasta la ejecución. Todo software de negociación suele incluir firmas electrónicas, automatización del flujo de trabajo y generación de documentos; todo lo que concierne a la entrada y el movimiento de datos.

airSlate ofrece numerosas posibilidades para crear un Flujo de negociación de contrato específico desde cero o basado en una plantilla de Flujo profesional prediseñada. En términos de airSlate, un Flujo es un documento o documentos que tú generas o subes y personalizas agregando campos rellenables, configurando Bots de Automatización e Integración, agregando características como pagos y solicitudes de anexos, etc. Una vez que se activa un Flujo, el sistema crea una copia del Flujo, llamada Flow, que sigue todos los ajustes de configuración encontrados y configurados en la plantilla de Flujo.

Al configurar un Flujo, puedes seleccionar entre varios tipos de documentos. Para la negociación de un contrato, selecciona la pestaña Contrato y Acuerdo. Todos los cambios realizados en un documento son rastreados y resaltados a lo largo del proceso. Tras la primera revisión del contrato, puedes empezar a colaborar en los documentos sugiriendo, aceptando o rechazando los cambios que se hagan en los mismos. En cuanto todas las partes implicadas estén de acuerdo con los términos del contrato, puedes enviarlo a las contrapartes y pedirles que lo firmen.

airSlate es una solución multicloud que lo tiene todo para facilitar el proceso de negociación de contratos a ambas partes firmantes. Cuenta con un potente flujo de trabajo y una herramienta de generación de documentos, se integra con cientos de otras soluciones que permiten la extracción y el envío de datos, trabaja con varios formatos de documentos, y opera de forma nativa con Bots. Además, airSlate ofrece un sinfín de oportunidades para la negociación y redacción de contratos gracias a la opción de seguimiento de cambios. Además, a diferencia de otras soluciones, airSlate no cobra por documento. Por último, sigue cumpliendo las principales normas en materia de protección de datos y comercio electrónico.

Una Etiqueta es una combinación de símbolos que te ayudarán a crear y estructurar un campo rellenable específico en tu documento. Los campos rellenables más utilizados son Firma, Texto, Divisa, etc. Puedes utilizar nuestro Creador de documentos para preconfigurar los campos rellenables o añadirlos a tu documento existente antes de cargarlo. El sistema los reconocerá automáticamente. De este modo, aumentará la flexibilidad y la eficacia del flujo de trabajo de tus contratos.

Al negociar contratos, puedes establecer límites sobre lo que cada usuario puede y no puede hacer en un documento. Para restringir o ampliar los permisos de un usuario concreto, ve a la Configuración de Flujos. Selecciona Funciones y haz clic en el icono de engranaje. En la pestaña Gestionar permisos de campos, elige la opción adecuada de la lista desplegable y haz clic en Aplicar cambios. También puedes utilizar la sección Opciones adicionales para definir quién puede finalizar el contrato.

La configuración del Flujo es el punto de partida de la negociación del contrato. Puedes personalizar un Flujo precargado o crear uno desde cero. Mientras configuras tu Flujo, puedes añadir documentos junto con campos rellenables, asignar funciones, definir derechos de acceso, automatizar tareas rutinarias (como transferencias de datos o recordatorios) usando Bots, y conectarlos lógicamente a cada paso de tu flujo de trabajo de ejecución de contratos. Si no asignaste o se te olvidó asignar funciones al principio de la configuración del Flujo, podrás hacerlo después de aplicar todos los ajustes necesarios. El flujo de trabajo del contrato está en marcha y listo para la siguiente etapa: la negociación.

El proceso de negociación puede variar en función de la complejidad y las condiciones preestablecidas. Veamos un ejemplo sencillo del proceso en airSlate. Una vez que hayas finalizado la configuración del Flujo, las partes asignadas reciben el(los) documento(s). Basándose en los permisos que hayas asignado para cada función, revisan el contrato y hacen sugerencias en consecuencia. Los que están al otro lado del proceso de negociación, a su vez, rechazan o aceptan las sugerencias. En cuanto todos los detalles estén resueltos y el contrato esté listo para su firma, las partes podrán firmarlo electrónicamente y finalizar el proceso de negociación del contrato.

La validez legal de una firma electrónica varía de un país a otro y puede incluso depender de la legislación local y federal. La conformidad con las principales normas, tales como ESIGN, UETA y eIDAS, hace que la firma electrónica sea legalmente válida en Estados Unidos y en la mayoría de los países europeos. Además, características como el registro de auditoría, la autenticación en varios pasos y la protección contra manipulaciones hacen de la firma electrónica una forma aún más segura de certificar documentos. airSlate ofrece todas las características mencionadas anteriormente y el pleno cumplimiento de las normas de comercio electrónico líderes en el mundo. Por eso puedes estar tranquilo al iniciar negociaciones contractuales en airSlate.

Además de estar al tanto de la negociación de los contratos, airSlate se asegura de que no se te pasen las fechas límite y de que renueves los contratos a tiempo. Puedes configurar Bots recordatorios que te ayudarán a acordarte de renovar los contratos cuando se acerquen sus fechas de renovación o vencimiento. Los Bots siguen una lógica condicional del tipo si-esto-entonces-eso que los activa. Además, son fáciles de configurar y no requieren conocimientos específicos de lenguajes o marcos de programación.

airSlate se ha diseñado para delegar todas las tareas rutinarias en una plataforma inteligente creada en torno a la automatización de procesos empresariales específicos del sector y con gran carga documental. Hace que cualquier flujo de trabajo empresarial sea como debe ser: flexible, rentable y sin errores ni papel. Con airSlate, un software de negociación de contratos, obtendrás un mayor nivel de precisión, flujos de trabajo más ágiles y una mayor visibilidad en cada punto de la firma de documentos. Puedes ver en acción todas las posibilidades que ofrece airSlate abriendo una cuenta gratuita e inscribiéndote en los cursos autodidácticos de la Academia airSlate.